酒泉市人民政府办公室关于做好政务专网视频会议系统管理使用的通知

酒政办发〔2007〕177号

各县（市、区）人民政府，市直有关部门：

全市电子政务专网视频会议系统已基本建成并投入使用。为管好、用好视频会议系统，充分发挥其功能和作用，现就政务专网视频会议系统运行、管理和维护等有关事项通知如下：

一、确定专人管理。各分会场要严格执行《酒泉市政务专网视频会议系统管理暂行办法》（附后）的有关规定，明确分管领导和管理人员负责此项工作。管理人员要熟练掌握视频会议设备开启、调试、维护和管理等有关技术。管理人员发生变动的，应及时报告市政府办公室。

二、规范会场布置。各县（市、区）分会场原则上要建立在办公场所。要购置相应设备设施，力求分会场整洁美观，光线适度，单位名称座牌端正，摄像头位置恰当，画面效果良好。

三、做好日常管理。各分会场应在会前一天和会前1小时做好视频会议终端设备、摄像头、电视机、音响设备、话筒等调试工作，调整灯光、座牌和会议室桌椅，以符合会议要求，并主动呼入会议，配合市政府办公室统一联调。要妥善保管视频会议系统设备设施，不得挪作他用，不得擅自拆卸、更换。凡因人为原因造成视频会议系统不能正常使用的，将按有关规定处理，造成后果的将追究有关人员责任。

请各县（市、区）政府于11月15日前将视频会议管理人员（姓名、职务、联系电话）和场地情况报市政府办公室。

附：酒泉市政务专网视频会议系统管理暂行办法

二OO七年十一月七日

酒泉市政务专网视频会议系统管理暂行办法

一、总则

第一条为加强酒泉市政务专网视频会议系统（以下简称视频会议系统）管理，确保视频会议系统规范、高效、安全运行，提高视频会议质量，制定本办法。

第二条视频会议是政府机关进一步改进工作方式、提高工作效率的重要手段。全市各级各部门应充分利用视频会议系统开展会议、讲座、培训等业务，降低会议成本，提高会议质量。

第三条视频会议系统主要由MCU、视频会议终端、视频存储服务器、辅助设备设施（音响设备、电视机等）和传输系统组成。

二、管理机构与职责

第四条市政府办公室负责统一管理和组织协调政务专网视频会议系统建设、使用、管理和维护工作。利用视频会议系统开展各项业务，需报经市政府办公室同意。

第五条从省到市到县（市、区）、市直部门、单位的视频会议系统由市政府办公室负责管理。主要职责是：负责视频会议系统主会场、控制室设备设施的使用、管理和维护；组织各视频会议系统接入单位做好会前设备调试和会后设备关闭工作。

第六条各视频会议系统接入单位应明确分管领导、落实管理人员，严格按照视频会议系统的操作方法、使用说明及本办法规定进行操作、使用和管理本单位的视频会议系统，保证系统正常运行。

各视频会议接入单位不得将视频会议系统设备挪作他用。未经许可，不得擅自拆卸、更换视频会议系统设备。

各视频会议系统接入单位应妥善保管好视频会议系统设备，若有遗失或损坏应照价赔偿。

三、视频会议管理

第七条利用视频会议系统开展各项业务，必须遵守有关保密规定，不得失密、泄密。

第八条召开或参加视频会议，会议主办或承办单位要及时告知市政府办公室（紧急会议30分钟前，一般会议24小时前），并负责通知参会部门，做好会务安排和协调工作。

第九条各会场应在明显位置置放本单位名称标牌，重要会议还应悬挂会标和摆放座牌，并保证图像清晰。

第十条会议主办或承办单位在会前10分钟，根据各分会场单位名称标牌、参会人员座牌、会标等置放情况和参会人员到会情况进行会议签到。

第十一条会前联调

1、紧急会议采取一次联调，一般会议采取两次联调。

2、各视频会议系统接入单位应按照会议通知要求准时、全程参加会前的联调测试。

3、一般会议时，会前1天进行一次联调，会前1小时再进行

一次联调；紧急会议时，各视频会议系统接入单位接到会议通知后应立即参加联调，保证系统尽快进入正常运行状态。

第十二条会议期间注意事项

1、严禁在会议过程中随意改变视频会议系统设备参数配置。

2、视频会议系统管理人员必须坚守岗位，并保持电话畅通。

3、视频会议系统管理人员应随时关注摄像头位置，使摄像头正对参会人员，防止偏移。

4、分会场不需要发言时应将话筒调至静音状态。若主会场要求对话，则应迅速回应。

四、收费

第十三条经物价部门批准，视频会议收取一定的费用，具体收费标准以物价部门的批复为准。

五、附则

第十四条各视频会议系统接入单位要认真履行职责，若影响会议的正常召开，将追究有关单位和人员的责任。

第十五条本办法自印发之日起实行。

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